Der Kontroll- und Risikoausschuss setzt sich aus drei nicht geschäftsführenden Direktoren zusammen, die mehrheitlich unabhängig sind:
- Laura Guazzoni (Vorsitzender)
- Giulio Antonello
- Sara Rizzon
Die Mitglieder des Ausschusses sind bis zum Ablauf ihres Mandats als Verwaltungsratsmitglieder und somit bis zur Genehmigung des Jahresabschlusses zum 31. Dezember 2022 im Amt.
Der Kontroll- und Risikoausschuss hat eine beratende und vorschlagende Funktion gegenüber dem Verwaltungsrat mit der Aufgabe, durch eine angemessene Vorarbeit die Beurteilungen und Entscheidungen des Verwaltungsrats in Bezug auf die Angemessenheit des internen Kontroll- und Risikomanagementsystems und die Festlegung seiner Leitlinien sowie die Genehmigung der periodischen Finanzberichte zu unterstützen.
Der Ausschuss koordiniert seine Tätigkeit im Rahmen seiner jeweiligen Zuständigkeiten mit dem Rechnungsprüfungsausschuss, den unabhängigen Rechnungsprüfern, dem Leiter der Innenrevision sowie dem für das interne Kontroll- und Risikomanagementsystem zuständigen Direktor und dem für die Erstellung der Finanzberichte der Gesellschaft zuständigen Manager.
Dem Ausschuss wurden insbesondere die folgenden Aufgaben zugewiesen:
- Abgabe von Vorab-Stellungnahmen für den Verwaltungsrat im Hinblick auf die Erfüllung der ihm durch den Corporate Governance Kodex übertragenen Aufgaben in Bezug auf die interne Kontrolle und das Risikomanagement; insbesondere Abgabe einer verbindlichen Stellungnahme bei Beschlüssen über die Ernennung, den Widerruf, die Vergütung und die Mittelzuweisung für den Leiter der internen Revision
- Prüfung der regelmäßigen Berichte der Innenrevision über die Bewertung des internen Kontroll- und Risikomanagementsystems sowie der von dieser erstellten Berichte von besonderer Bedeutung
- gemeinsam mit dem für die Erstellung der Finanzberichte des Unternehmens verantwortlichen Manager nach Anhörung des Abschlussprüfers und des Ausschusses der Abschlussprüfer die korrekte Anwendung der angewandten Rechnungslegungsgrundsätze und deren Einheitlichkeit bei der Erstellung des konsolidierten Jahresabschlusses zu beurteilen
- die Autonomie, Angemessenheit, Wirksamkeit und Effizienz der Innenrevision zu überwachen;
- die Innenrevision mit der Durchführung von Kontrollen in bestimmten operativen Bereichen zu beauftragen und gleichzeitig den Vorsitzenden des Ausschusses der Rechnungsprüfer zu unterrichten;
- dem Verwaltungsrat mindestens alle sechs Monate anlässlich der Genehmigung des Jahres- und des Halbjahresfinanzberichts über die durchgeführten Tätigkeiten und die Angemessenheit des internen Kontroll- und Risikomanagementsystems zu berichten;
- auch auf Ersuchen des für das Kontroll- und Risikomanagementsystem zuständigen Direktors Stellungnahmen zu bestimmten Aspekten der Ermittlung der wichtigsten Unternehmensrisiken sowie der Konzeption, Umsetzung und Verwaltung des internen Kontroll- und Risikomanagementsystems abzugeben;
- Unterstützung der Bewertungen und Entscheidungen des Verwaltungsrats in Bezug auf die Bewältigung von Risiken, die sich aus nachteiligen Tatsachen ergeben, von denen der Verwaltungsrat Kenntnis erhalten hat.
Im Jahr 2020 hielt der Kontroll- und Risikoausschuss Sitzungen ab, die ordnungsgemäß protokolliert wurden und an denen von Zeit zu Zeit die Mitglieder des Rechnungsprüfungsausschusses, der Leiter der Innenrevision, des Überwachungs- und Kontrollorgans und der Leiter der Abteilung für Rechts- und Unternehmensangelegenheiten teilnahmen, und traf auch mit der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Deloitte & Touche und den Leitern bestimmter Unternehmensfunktionen zusammen.
In Bezug auf die im Haushaltsjahr 2020 durchgeführten Tätigkeiten ist insbesondere zu erwähnen, dass der Kontroll- und Risikoausschuss
- Er hat anlässlich der Erstellung des Jahresabschlusses zum 31. Dezember 2019 gemeinsam mit dem für die Erstellung der Finanzberichte der Gesellschaft verantwortlichen Manager und den Abschlussprüfern die durchgeführten Verfahren und Werthaltigkeitsprüfungen, die korrekte Anwendung der Rechnungslegungsstandards und deren Anwendung bei der Erstellung des Einzelabschlusses und des Konzernabschlusses beurteilt;
- die Wirksamkeit des Prüfungsverfahrens überwacht;
- den Corporate Governance Bericht geprüft;
- ihre Aktivitäten für das Haushaltsjahr 2020 geplant;
- überprüfte den Dreijahresprüfungsplan 2020-2022 und den von der Innenrevision erstellten Plan für die operationelle Prüfung 2020;
- analysierte die von der Innenrevision verteilten Prüfberichte, die sich auf die bereits im Plan 2019 vorgesehenen Aktivitäten beziehen, sowie die Berichte im Zusammenhang mit dem Plan für die operative Prüfung für das Jahr 2020;
- die vom Leiter der Innenrevision erstellten Berichte zu den verschiedenen Geschäftsprozessen (Verwaltung der IT-Prozesse und der damit verbundenen Folgemaßnahmen, Verwaltung der Prozesse im Zusammenhang mit dem Datenabschluss für den Konzernabschluss, Jahresabschluss, Personalverwaltung und Maßnahmen zum Ethikkodex der RDM-Gruppe, Verwaltung des verkürzten Halbjahresabschlusses, Datenabschluss und Reporting Package in den ausländischen Tochtergesellschaften der Gruppe, Verwaltung des Passivkreislaufs in den italienischen Werken, Verwaltung der Kredite in den ausländischen Tochtergesellschaften der Gruppe, Datenabschluss für den Zwischenbericht) analysiert und Risiken ermittelt;
- prüfte die regelmäßigen Berichte der Innenrevision und die sich daraus ergebenden möglichen Hinweise auf Korrektur- und/oder Verbesserungsmaßnahmen für die Unternehmensleitung auf der Grundlage der getroffenen Feststellungen;
- überprüft, ob das Unternehmen die Angaben einhält bzw. sich an sie anpasst;
- mit Hilfe der Innenrevision eine Überprüfung und Analyse der Angemessenheit der Organisation des Unternehmens durchgeführt; dabei wurden mögliche Verbesserungsbereiche untersucht und die vom Unternehmen bereits durchgeführten Maßnahmen in diesem Sinne zur Kenntnis genommen, um die Angemessenheit der Organisationsstrukturen, Verfahren und Unternehmensmethoden zu überwachen;
- die in den ausländischen Gesellschaften der Gruppe erzielten Fortschritte bei der Umsetzung und/oder Vereinheitlichung derselben Betriebs- und Kontrollvorschriften geprüft und dabei sichergestellt, dass sie den zwingenden gesetzlichen Bestimmungen genügen;
- gemeinsam mit dem für die Erstellung der Finanzberichte des Unternehmens verantwortlichen Manager, den Wirtschaftsprüfern und der Innenrevision die Anwendung der oben genannten Verwaltungs- und Rechnungslegungsverfahren bewertet;
- die Tätigkeit des für das interne Kontroll- und Risikomanagementsystem verantwortlichen Direktors bewertet und überwacht;
- prüfte und genehmigte den vom Leiter der Innenrevision erstellten Dreijahresprüfungsplan 2020-2022 und überwachte dessen ordnungsgemäße Umsetzung;
- prüfte die Änderungen der Verwaltungs- und Rechnungslegungsverfahren, die vom für die Finanzberichterstattung verantwortlichen Manager herausgegeben wurden, sowie die neuen operativen Kontrollverfahren, die auf Gruppenebene eingeführt wurden;
- regelmäßige Kontakte mit dem Rat der Abschlussprüfer und den unabhängigen Rechnungsprüfern.