Ausschüsse und andere Organe

Internes Kontroll – und Risikomanagementsystem

Das Interne Kontroll- und Risikomanagementsystem der Reno De Medici Gruppe ist als eine Gesamtheit von Verfahren, Organisationsstrukturen und damit verbundenen Aktivitäten gedacht, die durch einen angemessenen Prozess der Identifizierung, Messung, Steuerung und Überwachung der Hauptrisiken sicherstellen sollen, dass das Unternehmen korrekt und im Einklang mit den gesetzten Zielen geführt wird. Das System trägt zur Sicherung des Unternehmensvermögens, der Effizienz und Effektivität der Prozesse des Unternehmens, der Zuverlässigkeit der Finanzinformationen und der Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften, der Satzung des Unternehmens und der internen Verfahren bei.

Dieses System ist in die allgemeineren Organisations- und Corporate-Governance-Strukturen der emittierenden Gesellschaft integriert und berücksichtigt in angemessener Weise die auf nationaler und internationaler Ebene bestehenden Referenzmodelle und Best Practices.

Die Richtlinien und Richtlinien des internen Kontroll- und Risikomanagementsystems beziehen sich auf die Grundsätze des Standards Enterprise Risk Management (ERM), einem vom Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO-Report) entwickelten internationalen Standard.

Die folgenden Ziele sind dem internen Kontrollsystem der Unternehmensgruppe zugeordnet:

  • Sicherstellung einer effektiven und effizienten Durchführung der Unternehmensaktivitäten;
  • Gewährleistung der Zuverlässigkeit und Ordnungsmäßigkeit der Buchführung und Sicherung des Unternehmensvermögens
  • Sicherstellung der Einhaltung externer und interner Vorschriften

Die Grundelemente des von der Gesellschaft eingerichteten internen Kontrollsystems, das laufend überwacht und aktualisiert wird, sind folgende

  • Trennung von Rollen und Funktionen bei der Durchführung von Vorgängen, die als kritisch angesehen werden;
  • Rückverfolgbarkeit der Vorgänge;
  • Management von Entscheidungsprozessen nach möglichst objektiven Kriterien.

Dieses System wird durch Verfahren, Organisationsstrukturen und Kontrollen umgesetzt, die von der RDM-Gruppe und den operativen Gesellschaften der Gruppe bei den wichtigsten Geschäftsprozessen im Hinblick auf das Risiko implementiert werden.

Eine detaillierte Beschreibung des internen Kontrollsystems ist im Bericht zur Corporate Governance und zur Eigentümerstruktur der Gesellschaft enthalten.

Verantwortlicher des internen Kontroll- und Risikomanagementsystems

Der Verwaltungsrat hat den Vorstandsvorsitzenden als Verantwortlichen für das interne Kontroll- und Risikomanagementsystem bestimmt.

Der Verantwortliche für die Überwachung der Funktionsfähigkeit des internen Kontroll- und Risikomanagementsystems führt folgende Tätigkeiten aus:

  • Er identifiziert die wesentlichen Unternehmensrisiken unter Berücksichtigung der Charakteristika der Aktivitäten der emittierenden Gesellschaft und ihrer Tochtergesellschaften und unterzieht sie periodisch der Prüfung durch den Verwaltungsrat;
  • Er setzt die vom Verwaltungsrat festgelegten Richtlinien um und sorgt für die Konzeption, Umsetzung und Steuerung des internen Kontrollsystems sowie der Risiken und überprüft laufend deren Angemessenheit, Effektivität und Effizienz;
  • Er beschäftigt sich mit der Anpassung dieses Systems an die Dynamik der Betriebsbedingungen und der Rechts- und Regulierungslandschaft;
  • Er kann die interne Revisionsfunktion auffordern, die Einhaltung der internen Regeln und Verfahren bei der Durchführung der Geschäftstätigkeit des Unternehmens zu überprüfen und gleichzeitig den Vorsitzenden des Verwaltungsrats, den Vorsitzenden des Kontroll- und Risikoausschusses und den Vorsitzenden des Revisionsausschusses zu informieren;
  • Er berichtet dem Kontroll- und Risikoausschuss (oder dem Verwaltungsrat) unverzüglich über Probleme und kritische Fragen, die bei der Erfüllung seiner Aufgaben aufgetreten sind oder ihm bekannt geworden sind, damit der Ausschuss (oder der Verwaltungsrat) entsprechende Initiativen ergreifen kann;
  • Er hat die Aufgabe, die verschiedenen am internen Kontroll- und Risikomanagementsystem beteiligten Personen zu koordinieren, zu überwachen und an den jeweils zugeordneten Aktivitäten teilzunehmen.

Leiter der internen Revision

Eine wesentliche Rolle im internen Kontrollsystem spielt die interne Revision, die folgende Aufgaben hat:

  • Sicherstellung der Aufsichtstätigkeiten gemäß Gesetzesverordnung 231/2001;
  • Aktualisierung des Systems zur Identifizierung, Klassifizierung und Bewertung von Risikobereichen für die Planung von Kontrollmaßnahmen;
  • Überprüfung der Funktionsfähigkeit und Angemessenheit des internen Kontroll- und Risikomanagementsystems durch einen vom Verwaltungsrat genehmigten Revisionsplan, der auf einem strukturierten Prozess der Analyse und Priorisierung der Hauptrisiken basiert, sowohl laufend als auch in Bezug auf spezifische Bedürfnisse und in Übereinstimmung mit internationalen Standards;
  • Durchführung geplanter (vom Aufsichtsorgan und vom Kontroll- und Risikoausschuss gebilligter Plan) und ungeplanter Kontrollmaßnahmen, Ermittlung etwaiger Lücken in Bezug auf die verabschiedeten Modelle und Formulierung von Vorschlägen für die zu ergreifenden Korrekturmaßnahmen;
  • Erstellung spezifischer Berichte über Vorgänge von besonderer Bedeutung und Prüfungsberichte, die die Tätigkeiten, die Methoden des Risikomanagements und etwaige Empfehlungen und Vorschläge zu deren Eindämmung sowie eine Beurteilung der Angemessenheit des internen Kontroll- und Risikomanagementsystems umfassen. Diese Berichte werden auch dem Aufsichtsorgan, dem Revisionsausschuss, dem Kontroll- und Risikoausschuss und dem für das interne Kontroll- und Risikomanagementsystem zuständigen Verantwortlichen übermittelt;
  • Pflege der Beziehungen zu den Rechnungsprüfungsgesellschaften;
  • Pflege der Beziehungen und Sicherstellung des Informationsflusses mit dem Aufsichtsorgan, dem internen Kontrollausschuss und dem Revisionsausschuss.

Die interne Revision hat freien Zugang zu Daten, Dokumentationen und Informationen, die für die Durchführung ihrer Kontrolltätigkeit nützlich sind.

Die Rolle der internen Revision wird von Frau Dr. Serena Monteverdi wahrgenommen, die vom Verwaltungsrat am 4. November 2011 auf Vorschlag des Kontroll- und Risikoausschusses (vormals Interner Kontrollausschuss) nach Anhörung des Revisionsausschusses und Bewertung der Fähigkeiten ernannt wurde.